De acuerdo con lo dispuesto por la Ley 675 de 2001, los propietarios de los edificios y conjuntos sometidos al Régimen de Propiedad Horizontal deben celebrar su primera asamblea ordinaria reunión anual «en la fecha señalada en el reglamento de propiedad horizontal y en silencio de este, dentro de los tres primeros meses siguientes al vencimiento de cada período presupuestal al término de examinar la situación general de la persona jurídica, hacer el número de selecciones para el corresponsal, considerar examinar los montos de la decisión final y presuponerla más adelante.
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Así lo reanuda la citada norma, pero los requisitos de la convocatoria, sus funciones generales y las de cada uno de los órganos de administración enuncian también en esta y en los reglamentos de propiedad horizontal.
A pesar de que parece simple, lo cierto es que en la práctica son muchas las situaciones y conflictos que se generan, desde que el administrador y el consejo de administración comienzan la preparación de estas reuniones,durante su celebración y aún después de que se han reunió a los propietarios. El incumplimiento de las normas de forma y sustantivas puede ocasionar la nulidad de las decisiones de la asamblea.
Con el propósito permanente de orientación a los lectores, en su mayoría, administradores, miembros de los consejos de administración, revisores fiscales y quienes se desempeñan con diferentes cargos en los edificios y conjuntos, ya los cuales se suman propietarios y usuarios no solo de vivienda sino de unidades empresariales o de oficinas, comerciales, turísticos, de salud o industriales, destaco en esta oportunidad algunas de las preguntas y respuestas a preocupaciones plantadas en el último año y que se han sentir en los meses recientes dada la cercanía de la convocatoria a las asambleas.
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Además de los aspectos puntuales que son incluidos en el presupuesto anual que está elaborando el administrador para revisión previa del consejo de administración y presentación a la asamblea ¿qué otros se deben tener en cuenta?
Hay gastos imprescindibles como los relacionados con las páginas de administración, vigilancia, aseo y ascensores. Con el fin de no tener que acudir después a la imposición de cuotas extraordinarias, es necesario antes de obras y gastos relacionados con el mantenimiento de cubiertas y terrazas lo cual corresponde a todos los propietarios y no como erróneamente se ha creído, que es responsabilidad de los usuarios de estas.
Asistir no es solo un derecho, sino también un deber
Hace años hacía algunas recomendaciones para que los propietarios pudieran ejercer su derecho a participante en las asambleas y una de estas era y sigue siendo el oorgamiento de poderes a otras personas. Hoy se ha demostrado que no se debe limitar el número de poderes en los reglamentos. Por otra parte, estos pueden ser otorgados también a los arrendatarios.
Sin embargo, muchas personas que no residen en el lugar de su unidad privada o que están con limitaciones para asistir, especialmente por edad, o por motivos de salud, desean participar directamente y no a través de otra persona y por tanto es necesario buscar otras alternativas.
Tenga en cuenta que en la noticia, de las medidas sanitarias por la pandemia derivada del coronavirus covid 19, uno de los instrumentos que estaban previstos por la Ley de Propiedad Horizontal pero poco se aplicó, es la celebración de asambleas no presenciales.
Una de las preocupaciones que existen actualmente consiste en que si no existe la emergencia sanitaria, aún se pueden realizar las asambleas de manera no presencial. Mi respuesta es afirmativa pues estas no se originaron en las normas transitorias de la emergencia, sino en la Ley 675 de 2001.
Los administradores y consejos pueden acudir directamente a la tecnología y también a empresas especializadas que toda la logística para facilitar las asambleas, haciéndolas más rápidas y eficientes. Como lo señaló en otras oportunidades, estas controlan el ingreso, verifican asistencia, utilizan dispositivos electrónicos para verificar el quórum y hacer el voto electrónico, alquiler de audio y video, alquiler de computadores, grabadoras y demás requeridos.
Al igual que en todos los casos en que utiliza la tecnología, se debe tener cuidado de observar estrictamente la Ley.
Addemas:
– Asambleas de propietarios (II): convocatoria, asistencia y orden del día
– Asambleas de propietarios (III): multas, morosos y otros aspectos
– Asambleas de propietarios (IV): cosas que no se pueden decidir
– Asambleas de propietarios (V): cuotas, renuncias y otros temas
– Asambleas de propietarios (VI): requisitos para ser elegidos y otros aspectos
– Asambleas de propietarios (VII): impedimentos, orden del día y otros temas
Nora Pabón Gómez
Abogada – Asesora Externa
Consultante
Envidia su pregunta, muy concreta y sin anexosal correo: redaccioneconomicas@eltiempo.com